Metodologias de gestão de documentos em instituições de ensino superior brasileiras
um estudo de abordagens e práticas
DOI:
https://doi.org/10.5380/atoz.v14.92328Palabras clave:
Gestão de documentos, Metodologias de gestão de documentos, Instituições de Ensino Superior , Revisão Sistemática de LiteraturaResumen
Introdução: As metodologias de gestão de documentos nas Instituições de Ensino Superior (IES) emergem como estratégias cruciais para o controle e organização da vasta massa documental produzida por essas instituições, visando aprimorar os processos de gestão documental. Este artigo tem como objetivo identificar as principais metodologias de gestão de documentos utilizadas em IES brasileiras. Procedimentos Metodológicos: foi realizada uma Revisão Sistemática da Literatura, abrangendo as seguintes bases de dados: Google Scholar, Scientific Electronic Library Online (SciELO) e Library & Information Science Abstracts (LISA). A revisão envolveu um protocolo de busca estruturado e a seleção criteriosa dos estudos relevantes. Resultados: A amostra final foi composta por 18 estudos que abordam metodologias de gestão de documentos em IES brasileiras. Os resultados revelam que as práticas identificadas são predominantemente iniciativas isoladas, oferecendo sugestões de práticas e ferramentas variadas para a implementação da gestão documental, com uma abordagem que integra múltiplas disciplinas. Conclusão: Constatou-se que as metodologias atualmente propostas são ainda incipientes e, portanto, há espaço para o desenvolvimento de metodologias mais robustas. No entanto, as propostas existentes fornecem subsídios valiosos para a formulação de abordagens mais completas, que possam ser adaptadas e aplicadas a diferentes contextos institucionais. A continuidade da pesquisa e o aprimoramento das metodologias podem contribuir significativamente para a eficácia da gestão de documentos em IES e outras instituições.
Citas
Almeida, Tânia Gama de. (2005). Gestão de documentos: a prática da administração documental. FGV.
Araújo, J., & Aganette, E. (2021). Gestão documental do dossiê funcional de servidores de escolas públicas: uma revisão da literatura nacional e internacional publicada em periódicos científicos. Revista Informação na Sociedade Contemporânea, 5(1), 1-25. https://periodicos.ufrn.br/informacao/article/view/25996/15026
Barros, T., & Reis, L. (2017). Arquivos semiativos: um estudo dos marcos teórico-conceituais na gestão de documentos por meio de um estudo metateórico. Revista Ágora, 27(55), 368-400. https://agora.emnuvens.com.br/ra/article/view/665
Biolchini, J., Mian, P. G., Natali, A. C. C., & Travassos, G. H. (2005). Systematic review in software engineering (Technical Report No. ES 679/05). Universidade Federal do Rio de Janeiro, COPPE/Programa de Engenharia de Sistemas e Computação. https://www.cos.ufrj.br/uploadfile/es67905.pdf
Brasil. (1991). Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm
Brasil. (2013). Manual de gestão de documentos: metodologia de arquivo. Ministério da Saúde. http://bvsms.saude.gov.br/bvs/publicacoes/manual_gestao_documentos_metodologia_arquivo.pdf
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). (2001). Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Define diretrizes para a gestão de documentos públicos e privados no Brasil. https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-14-de-24-de-outubro-de-2001
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). (2004). Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004. Estabelece diretrizes para a implementação de programas de gestão de documentos nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-20-de-16-de-julho-de-2004
Corrêa, P. da R. (2011). Proposta de adesão a um sistema de arquivos: a gestão documental na biblioteca setorial do Centro de Ciências Rurais da UFSM [Estudo de especialização, Universidade Federal de Santa Maria]. Repositório da UFSM. https://repositorio.ufsm.br/bitstream/handle/1/13715/TCCE_GA_EaD_2012_CORREA_PATRICIA.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Costa, E. dos S. (2018). A descrição arquivística e a recuperação da informação na proposta de um modelo conceitual de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos: um estudo em instituições de ensino superior [Tese de doutorado, Universidade Estadual Paulista]. Repositório da UNESP. https://repositorio.unesp.br/bitstream/handle/11449/153808/costa_es_dr_mar.pdf?sequence=3&isAllowed=y
Couture, C., & Rousseau, J.-Y. (1987). Os fundamentos da disciplina arquivística. Dom Quixote.
Crivellaro, F. F., & Vitoriano, M. C. C. P. (2022). Mapeamento de processos como ferramenta para gestão de documentos. Em Questão, 28(1), 90–127. https://www.seer.ufrgs.br/EmQuestao/article/view/112200/65130
Cunha, A. A. da. (1996). Gestão de documentos: teorias e práticas. UnB.
Derzi, E. C. de M. (2011). Modelo de sistema de gerenciamento de documentos para secretarias de conselhos universitários: uma proposta para a UFAM [Dissertação de mestrado, Universidade Federal do Amazonas]. Repositório da UFAM. https://tede.ufam.edu.br/handle/tede/4202
Elias, E. D., Soares, A. P. A., & Pinto, A. L. (2015). Aplicação da arquivometria no Arquivo Central da Universidade Federal de Santa Catarina. Ágora, 25(51), 234-254. https://brapci.inf.br/index.php/res/v/13923
Feitoza, E. R. M. (2019). Guia de aplicação da metodologia para a implantação de gestão de documentos arquivísticos na Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica. UFSM.
Fonseca, M. O. (1994). Gestão de documentos: fundamentos e metodologias. EDUSP.
International Organization for Standardization. (2001). Information and documentation-records management-part 1: general (ISO Standard nº. 15489-1).
Jardim, J. M. (2015). Caminhos e perspectivas da gestão de documentos em cenários de transformações. Acervo, 28(2), 19-50. https://brapci.inf.br/index.php/res/v/45098
Lacerda, F. de M. (2019). A gestão de processos como um meio para a gestão de documentos: A atuação do profissional arquivista na construção de um núcleo de planejamento e controle de processos e documentos [Dissertação de mestrado, Universidade Federal de Minas Gerais]. Repositório Institucional da UFMG. https://repositorio.ufmg.br/bitstreams/10f845c7-29c7-486f-ad0b-c5c67b224f40/download
Lima, E. dos S., Seiffert, C. C., & Schäfer, M. B. (2019). Acervo acadêmico das IES pertencentes ao sistema federal de ensino: manutenção, guarda e conversão para o meio digital conforme a legislação brasileira. Revista Sociais & Humanas, 32(2), 23-45. https://periodicos.ufsm.br/sociaisehumanas/article/view/34261
Marques, M. R. L. C. (2012). Classificação de documentos em associações contemporâneas: Uma abordagem metodológica [Dissertação de mestrado, Universidade de São Paulo]. Repositório de Teses e Dissertações da USP. https://teses.usp.br/teses/disponiveis/8/8138/tde-31082012-104103/publico/2012_MariaRaquelLisboaCostaMarques_VRev.pdf
Morais, S. C. B., Guimarães, R. A. F., de Jesus, G. N., & de Souza, E. C. S. (2020). Tecnologia da informação e desempenho da gestão documental em uma Universidade Federal. Perspectivas em Ciência da Informação, 25(1), 3-28. http://portaldeperiodicos.eci.ufmg.br/index.php/pci/article/view/3547/2370
Oliveira, T. M. M. de, & Bedin, S. P. M. (2018). Diagnóstico de arquivo como instrumento de avaliação na gestão documental. Ágora, 28(56), 115-135. https://brapci.inf.br/index.php/res/v/13606
Padilha, T. de S., & Spudeit, D. (2014). Plano de classificação de documentos: análise das metodologias utilizadas por instituições brasileiras. Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, 10(2), 121-143. https://rbbd.febab.org.br/rbbd/article/view/299/382
Pearce-Moses, R. (2005). A glossary of archival and records terminology. Society of American Archivists.
Rodrigues, A. M. L. (2006). A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. Perspectivas em Ciência da Informação, 11(1), 102-117. https://www.scielo.br/pdf/pci/v11n1/v11n1a09
Santos, E. L. dos. (2017). Diagnóstico da situação arquivística da Universidade Federal de Viçosa [Dissertação de mestrado, Universidade do Estado do Rio de Janeiro]. http://www.unirio.br/ppgarq/tccs/turma-2015/santos-eduardo-luiz-dos-diagnostico-da-situacao-arquivistica-da-universidade-federal-de-vicosa/view
Santos, R. F. O. (2022). Metodologias de gestão de documentos em instituições de ensino superior brasileiras: uma revisão sistemática de literatura [Dissertação de mestrado, Universidade Federal de Minas Gerais]. Repositório da UFMG. https://repositorio.ufmg.br/items/763bd2ae-5b23-47ef-a2eb-b0c04aa38b6e
Santos, R. F. O. dos, & Aganette, E. C. (2021). Metodologias para gestão documental em instituições de ensino superior: uma revisão sistemática de literatura. Múltiplos Olhares em Ciência da Informação, 1(esp.), 1-5. https://periodicos.ufmg.br/index.php/moci/article/view/37180
Schäfer, M. B., & Lima, E. dos S. (2012). A classificação e a avaliação de documentos: análise de sua aplicação em um sistema de gestão de documentos arquivísticos digitais. Perspectivas em Ciência da Informação, 17(3), 137-154. http://portaldeperiodicos.eci.ufmg.br/index.php/pci/article/view/1477/1057
Schuch, C. D. O. S., Saad, D. de S., & Flores, D. (2019). Preservação digital na gestão de processos administrativos de uma instituição de ensino superior: o caso dos PEAPDs da PROGEP da UFSM. Em Questão, 25(2), 229–255. https://seer.ufrgs.br/EmQuestao/article/view/82597/0
Silva, M., & Garcia, A. (2015). Gestão documental e tecnologias de informação: desafios contemporâneos. ABC.
Silva, M. do N. (2021). Política de gestão de documentos na Coordenação Geral de Protocolo e Arquivo do Instituto Federal de Sergipe: documento-metodológico de adoção universal nos fundos documentais custodiados [Dissertação de mestrado, Universidade Federal de Sergipe]. Universidade Federal de Sergipe Repositório Institucional. https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/14590/2/MANUELA_NASCIMENTO_SILVA.pdf
Silva, R. M. R. da, & Indolfo, A. C. (2019). Gestão de qualidade em arquivos de universidades: perspectivas da adoção da norma ISO 15.489:2001. Ágora, 29(58), 1-14. https://brapci.inf.br/index.php/res/download/112589
Silva, S. V. da, & Portugal, N. dos S. (2016). O gerenciamento eletrônico de documentos aplicado à gestão documental docente de uma Instituição de Ensino Superior no Sul de Minas Gerais. Revista Gestão & Tecnologias, 16(1), 228-245. http://revistagt.fpl.edu.br/get/article/view/705/649
Souza, A. S. de. (2016). Gestão de documentos na era digital: proposta de padronização e normatização de procedimentos no Instituto Federal Baiano [Dissertação de mestrado, Universidade do Estado da Bahia]. http://www.saberaberto.uneb.br/bitstream/20.500.11896/551/1/ANDERSON%20SOUZA.pdf
Souza, L. G. S., & Aganette, E. C. (2021). Políticas de preservação de documentos arquivísticos digitais: relatos de experiências de instituições de ensino superior brasileiras na constituição do documento. Em Questão, 28(2), 331–357. https://seer.ufrgs.br/EmQuestao/article/view/111677
Teixeira, L. M. D., Aganette, E. C., & Almeida, M. B. (2016). Gestão da qualidade e gestão de documentos: um relato de experiência do alinhamento entre sistemas de gestão no ambiente corporativo. Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação, 9(1), 1–13. https://revistas.ancib.org/index.php/tpbci/article/view/380
Xavier, J., & Carvalho, L. (2010). Sistemas de gestão documental: uma abordagem prática. XYZ.
Descargas
Publicado
Cómo citar
Número
Sección
Licencia
Derechos de autor 2026 AtoZ: novas práticas em informação e conhecimento
Esta obra está bajo una licencia internacional Creative Commons Atribución 4.0.
La revista AtoZ es una revista científica de acceso abierto y los derechos de autor de artículos y entrevistas pertenecen a sus respectivos autores/encuestados. Los autores otorgan a la AtoZ el direito de incluir el material publicado (revisado por pares/pos-print) en em sistemas/herramientas de indización, agregadores o curadores.
Los autores tienen permiso y se les anima a depositar sus artículos en sus páginas personales, depósitos y/o portales institucionales anteriormente (pre-print) y posteriormente (post-print) a la publicación en esa Revista. Se pide, si possible, que se apunte la referencia bibliográfica del artículo (incluyendose la URL) en base a la AtoZ.
La AtoZ es sello verde por Diadorim/IBICT.
Todo el contenido de la revista (incluyendo las instrucciones, modelos y política editorial) a menos que se indique otra cosa, están bajo una Licencia de Atribución de Bienes Comunes Creativos (CC) 4.0 Internacional.
Cuando los artículos son publicados por esta revista, se pueden compartir (copiar y redistribuir el material en cualquier soporte o formato para cualquier propósito, incluso comercial) y adaptar (remezclar, transformar y crear a partir del material para cualquier propósito, incluso si es comercial). Debe dar el crédito correspondiente, proporcionar un enlace a la licencia e indicar si se realizaron cambios.
La AtoZ no cobra cualquier tasas por la sumisión y/o procesamiento y/o la publicación de artículos.
