Metodologias de gestão de documentos em instituições de ensino superior brasileiras: um estudo de abordagens e práticas

Rosaria Ferreira Otoni dos Santos; Elisângela Cristina Aganette

doi:10.5380/atoz.v14.92328

Authors

Rosaria Ferreira Otoni dos Santos Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), Linha de pesquisa: Gestão & Tecnologia da Informação e Comunicação (GETIC) https://orcid.org/0000-0003-2473-487X
Elisângela Cristina Aganette Universidade Federal de Minas Gerais https://orcid.org/0000-0003-4357-8016

DOI:

https://doi.org/10.5380/atoz.v14.92328

Keywords:

Document Management, Document Management Methodologies, Higher education institutions, Systematic Literature Review

Abstract

Introduction: Document management methodologies in Higher Education Institutions (HEIs) emerge as crucial strategies for controllingandorganizingthevastamountofdocumentsproducedbytheseinstitutions, with the aim of improving document management processes. This article aims to identify the main document management methodologies used in Brazilian HEIs. Methodological Procedures: A Systematic Literature Review was conducted, covering the following databases: Google Scholar, Scientific Electronic Library Online (SciELO), and Library &Information Science Abstracts (LISA). The review involved a structuredsearchprotocolandthecarefulselectionofrelevantstudies. Results: The final sample comprised 18 studies addressing document management methodologies in Brazilian HEIs. The results reveal that the identified practices are predominantly isolated initiatives, offering various suggestions for practices and tools for implementing document management, with an approach that integrates multiple disciplines. Conclusion: It was found that the currently proposed methodologies are still in theirnascentstages, indicating that there is room for the development of more robust methodologies. However, the existing proposals provide valuable insights for formulating more comprehensive approaches that can be adapted and applied to different institutional contexts. Continuedresearchandtherefinementofmethodologiescouldsignificantlycontributetotheeffectivenessofdocument management in HEIs and other institutions.

Author Biographies

Rosaria Ferreira Otoni dos Santos, Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), Linha de pesquisa: Gestão & Tecnologia da Informação e Comunicação (GETIC)

Pesquisadora (Doutorado) - Gestão e Organização do Conhecimento área de Ciência da Informação - Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG). Mestre em Gestão e Organização do Conhecimento área de Ciência da Informação - Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG). MBA em Marketing Estratégico pelo Centro Universitário de Belo Horizonte (UNIBH). Bacharel em Biblioteconomia pela Universidade Federal de Minas Gerais. Experiência em estágio docente do Mestrado para o curso de Biblioteconomia da UFMG (2021), disciplina Produtos e Serviços de Informação; atendimento ao cliente interno externo em Instituições de ensino, órgãos públicos, bibliotecária universitária e consultora e mentora em organização de residências, documentos pessoais e corporativos. Interesse nas seguintes temáticas: Organização e Gestão da Informação e do Conhecimento, Práticas de Gestão da Informação, do Conhecimento e da Inovação nas organizações, Gestão de documentos, Transformação digital, Experiência do usuário, User Experience (UX) e Curadoria de Conteúdo. (Texto informado pelo autor)

Programa de Pós-Graduação Gestão & Organização do Conhecimento - ECI/UFMG

Elisângela Cristina Aganette, Universidade Federal de Minas Gerais

Doutora em Ciência da Informação (UFMG-2015), Mestre em Ciência da Informação (UFMG-2010), Especialista em Gestão da Informação e do Conhecimento (CEFET-2008) e Bacharel em Biblioteconomia (UFMG-2005). Chefe do Departamento de Organização e Tratamento da Informação da ECI/UFMG. Professora Ajunto da Universidade Federal de Minas Gerais. Mais de 15 anos de experiência como Consultora em Gestão de Informação, Processos e Tecnologia da Informação. Consultora nas áreas de organização e representação da informação e do conhecimento, modelagem de processos. Experiência em modelagem de soluções de Enterprise Content Management (ECM) e Business Process Modeling (BPM). Pesquisa: Classificação e representação da informação e do conhecimento; Taxonomias corporativas e facetadas; Ontologias como instrumento para recuperação e qualidade de dados; Modelagem de Dados; Inteligência Artificial. Preservação de documentos arquivísticos digitais. (Texto informado pelo autor)

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